¿La factura proforma como aliada frente a VERI*FACTU?

En el entorno actual, donde VERI*FACTU exige que cada factura emitida se registre —y en algunos casos se remita automáticamente a la AEAT—, muchas empresas están valorando el uso de facturas proforma como paso previo a la emisión definitiva.

La factura proforma no es un documento fiscal válido: no genera obligación de registro, ni permite deducir IVA. Pero puede ser útil para presentar presupuestos, formalizar propuestas comerciales o dejar constancia previa de una operación pendiente de cerrar.

Utilizada correctamente, la proforma puede servir como herramienta de planificación y control. Eso sí, hay que tener en cuenta:

Si se entrega al cliente y éste acepta la operación, conviene emitir la factura definitiva en el momento en que se produzca la entrega o prestación efectiva.

No debe confundirse con una factura real ni utilizarse para retrasar artificialmente la emisión formal.

En caso de inspección, es importante demostrar que la proforma no ha tenido efectos fiscales por sí sola.

Conclusión: la factura proforma no es una panacea, pero sí una opción válida para organizar operaciones, siempre que se use con prudencia y con una emisión rigurosa de la factura real cuando corresponda.

Veri*factu: novedades prácticas en los procedimientos de facturación según la aeat

La Agencia Tributaria ha actualizado recientemente su apartado de preguntas frecuentes sobre los Sistemas Informáticos de Facturación (SIF), con especial atención a los aspectos prácticos que más dudas están generando entre autónomos y pequeñas empresas. En este artículo nos centramos en las novedades procedimentales más relevantes, dejando fuera los aspectos generales que ya tratamos en nuestra publicación anterior sobre el Real Decreto 1007/2023.

1. ¿Cómo se deben emitir las facturas simplificadas bajo un sistema VERI*FACTU?

La AEAT aclara que si se emiten facturas simplificadas (los antiguos «tickets») mediante un SIF, deben generar un registro de facturación de alta.

Aunque se haga un resumen diario, cada factura simplificada debe quedar registrada individualmente y, si se trabaja en modalidad VERI*FACTU, ese registro debe remitirse también a la AEAT.

Esto afecta a comercios, bares o establecimientos con cajas informatizadas: si están adaptadas a VERI*FACTU, cada ticket debe generar y remitir su registro.

2. ¿Se pueden anular facturas? ¿Cómo se hace?

Si una factura contiene errores, no se puede eliminar su registro. En su lugar, se debe generar un registro de anulación que:

• Haga referencia a la factura anulada.
• Genere su propio hash.
• Se remita a la AEAT si es VERI*FACTU.

La corrección se hace mediante una nueva factura con los datos corregidos.

3. ¿Cómo afecta el SIF a operaciones en regímenes especiales?

El uso de un software de facturación implica la obligación de registrar las operaciones, con diferencias según el régimen:

• Recargo de equivalencia: no obliga a emitir factura ordinaria, pero si se emiten facturas simplificadas mediante software, deben cumplir con VERI*FACTU.
• Módulos: no están obligados a facturar salvo en casos concretos. Mientras no usen software para emitir facturas, no se aplica VERI*FACTU.
• Régimen agrario: se emiten recibos de compensación, no facturas. Solo en casos excepcionales (como servicios) deben emitir factura y generar registro si usan software.

4. Facturas de canje: ¿cómo se tratan con SIF?

La factura de canje sustituye una factura simplificada por una completa, a solicitud del cliente.

Si se emite con software sujeto a SIF:

• Genera un nuevo registro.
• Hace referencia al documento original.
• Incluye los datos fiscales del destinatario.

En modalidad VERI*FACTU, este nuevo registro se remite a la AEAT.

5. ¿Qué ocurre con los pagos delegados?

En algunos sectores, como centros médicos, es habitual que un tercero (mutua, aseguradora) pague por el beneficiario del servicio.

Si se emite una factura con SIF, debe reflejarse:

• Quién recibe el servicio.
• Quién lo paga.

Esto asegura la trazabilidad en el sistema.

6. Facturas rectificativas y clientes extranjeros

Para rectificar una factura:

• Se emite una nueva factura rectificativa.
• Se genera un nuevo registro.
• Se hace referencia a la factura original.

Facturar a clientes extranjeros no exime de generar registros: deben incluirse los datos identificativos y el país.

7. ¿Quién responde si factura un tercero en tu nombre?

Si un profesional delega su facturación a un tercero que usa software SIF, los registros deben generarse igualmente.

La responsabilidad de cumplir con la normativa recae sobre el titular de la actividad.

Conclusión: más que tecnología, es procedimiento

Estas novedades muestran que el reto no es solo usar un software «compatible», sino adaptar los procedimientos de facturación. Hay que revisar cómo se emiten, anulan o rectifican facturas y cómo tratar casos especiales.

En ANNEXIAN ASESORES te ayudamos a interpretar estas novedades y a cumplir con la normativa. Si tienes dudas sobre tu caso, consúltanos. Mejor prevenir que corregir.